Giấy tờ thủ tục hồ sơ xin việc chuẩn nhất 2024

Thủ tục hồ sơ xin việc là loại giấy tờ mà ứng viên phải chuẩn bị khi đi ứng tuyển và phỏng vấn một vị trí bất kỳ. Vậy giấy tờ thủ tục làm hồ sơ xin việc 2024 gồm những gì? Viết hồ sơ xin việc sao cho đúng, chuẩn, đầy đủ, rõ ràng? Nắm được rõ các giấy tờ cần chuẩn bị giúp ứng viên chủ động hơn khi đi xin việc. Hãy cùng TopCV tìm hiểu các thông tin liên quan đến giấy tờ thủ tục hồ sơ xin việc chuẩn nhất 2024 trong bài viết sau.

Hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc là một bộ tài liệu hoặc tập hợp các thông tin và văn bản liên quan mà một ứng viên gửi đến một công ty hay tổ chức khi họ xin việc. Mục đích của hồ sơ xin việc là giới thiệu và quảng bá bản thân, trình bày kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn của ứng viên đến nhà tuyển dụng.

Hiện nay, TopCV đang cung cấp hơn 30,000 công việc trong nhiều lĩnh vực đa dạng. Điều này cho phép bạn có nhiều sự lựa chọn nghề nghiệp và thuận tiện hơn trong quá trình tìm kiếm. Nhấp vào đây để khám phá ngay!

Tìm việc làm mới nhất

Hồ sơ xin việc gồm những giấy tờ gì?

Thông thường, hồ sơ xin việc gồm các thành phần sau:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật có xác nhận của địa phương
• Đơn xin việc
• CV xin việc
• Sổ hộ khẩu
• Thẻ căn cước công dân
• Giấy khai sinh
• Giấy khám sức khỏe
• Bằng cấp chứng chỉ liên quan nếu có
• Ảnh chân dung

Cách viết hồ sơ xin việc chuẩn, tạo ấn tượng

Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ chính xác, chỉn chu và chuyên nghiệp sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Vậy đâu là cách viết hồ sơ xin việc chuẩn nhất cho các ứng viên?

Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch là một tài liệu tổng hợp và tóm tắt thông tin cá nhân, quá trình đào tạo hoặc công tác của một người. Sơ yếu lý lịch thường được sử dụng khi xin việc hoặc nộp đơn xin học, nhằm giới thiệu thông tin cá nhân và chuyên môn của người nộp đơn cho nhà tuyển dụng hoặc cơ quan đào tạo.

Khi viết sơ yếu lý lịch, bạn phải kê khai toàn bộ về thông tin cá nhân (tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, v.vv..), thông tin gia đình.

Lưu ý khi viết cần cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin vì đây là phần quan trọng sẽ có xác nhận từ địa phương. Cụ thể:

• Thông tin cá nhân: Bạn cần điền các thông tin về họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh và tất cả thông tin phải trùng khớp với chứng minh nhân dân.
• Địa chỉ:
  • Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hiện nay: Ghi rõ địa chỉ như thông tin có trong hộ khẩu.
  • Nơi ở hiện tại: Ghi rõ thôn (số nhà, đường phố), xã (phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố) đang sinh sống, cư trú.
  • Nguyên quán: Là nơi sinh sống của ông bà nội, bố đẻ hoặc những người nuôi dưỡng từ nhỏ (trường hợp không biết bố mẹ mình là ai)
• Dân tộc: Bạn là người dân tộc nào thì ghi dân tộc ấy
• Tôn giáo: Ghi rõ đạo Phật, đạo Thiên Chúa, v.vv.. Nếu không theo đạo bạn ghi “không”
• Thành phần gia đình sau cải cách ruộng đất: Bạn hãy ghi rõ thông tin này có thể là cố nông, bần nông, trung nông, công chức, viên chức, v.vv..
• Thành phần bản thân gia đình hiện nay: Công nhân, nông dân, viên chức, v.vv..
• Trình độ văn hóa: 12/12, trung cấp, cao đẳng hoặc Đại học
• Trình độ ngoại ngữ: Nếu bạn có các bằng cấp liên quan đến trình độ ngoại ngữ thì hãy điền vào.
• Ngày và nơi kết nạp vào Đảng Cộng sản Việt Nam (Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh): Ghi rõ ngày, tháng, năm và nơi kết nạp của bạn.
• Tình hình sức khỏe: Tốt, yếu hoặc trung bình
• Nghề nghiệp hoặc trình độ chuyên môn: Viết đầy đủ các văn bằng đã được cấp.
• Hoàn cảnh gia đình: Ghi rõ họ tên, tuổi, quê quán, nơi ở, nghề nghiệp của bố mẹ đẻ, anh chị em ruột, vợ (chồng), con cái, v.vv..
• Quá trình hoạt động của bản thân: Tóm tắt tất cả hoạt động của bản thân như đi học ở đâu, công việc, hoạt động xã hội, v.vv..
• Khen thưởng và kỷ luật: Ngày tháng năm, hình thức khen thưởng hoặc lý do sai phạm, hình thức kỷ luật.

Đơn xin việc

Đơn xin việc còn được gọi là đơn ứng tuyển, là một tài liệu hoặc mẫu đơn mà một người gửi đến nhà tuyển dụng, mục đích để nộp đơn xin ứng tuyển vào một vị trí công việc trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đơn xin việc là một phần quan trọng trong quá trình tuyển dụng và giúp ứng viên có cơ hội giới thiệu bản thân, kỹ năng, kinh nghiệm và động cơ xin việc.

Mẫu đơn này thường được viết tay hoặc đánh máy thể hiện mong muốn, khát khao làm việc cũng như thể hiện rằng bạn là ứng viên thích hợp nhất cho vị trí ứng tuyển. Bố cục của mẫu đơn xin việc như sau:

• Tiêu ngữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Độc lập- Tự do - Hạnh phúc” tiếp đến là tiêu đề “ đơn xin việc hoặc thư xin việc”.
• Phần mở đầu: Kính gửi ( nêu rõ tên người nhận, giữ chức vụ gì, ở công ty nào?); Giới thiệu bản thân; vị trí mình muốn ứng tuyển.
• Phần thân bài:
  • Nêu những ưu điểm thế mạnh của bạn
  • Nêu các kinh nghiệm, kỹ năng bạn có được phù hợp với vị trí ứng tuyển
  • Lý do vì sao công ty nên lựa chọn bạn
• Phần kết bài: Đưa ra lời yêu cầu lịch hẹn phỏng vấn từ nhà tuyển dụng một cách khéo; Lời cảm ơn; ký tên

Hiện nay nhiều bạn trẻ thích trình bày đơn xin việc dưới dạng Cover Letter hiện đại và chuyên nghiệp. Đáp ứng xu hướng này, TopCV cung cấp công cụ tạo mẫu Cover Letter online miễn phí. Tại đây bạn có thể thiết kế các mẫu Cover Letter đúng chuẩn, theo các ngành nghề, phù hợp với sinh viên và những người đi làm.

Tạo Cover Letter ngay

Sổ hộ khẩu (bản sao công chứng)

Sổ hộ khẩu là một tài liệu quan trọng chứng minh địa chỉ cư trú và quan hệ gia đình của ứng viên. Sổ hộ khẩu thường được yêu cầu nhằm xác minh thông tin về địa chỉ thường trú của ứng viên, đồng thời xác định quan hệ gia đình và thành viên trong hộ gia đình.

Bạn có thể nộp bản photo khi xin việc nhưng cần phải chuẩn bị bản có công chứng khi được trúng tuyển và đi làm tại công ty. Tùy thuộc vào yêu cầu của từng công ty, bạn nên đọc kỹ thông tin liên quan đến sổ hộ khẩu mà công ty yêu cầu để chuẩn bị đúng và đủ.

>>> Xem thêm: Hồ sơ xin việc gồm những gì? Cách viết hồ sơ xin việc đầy đủ nhất?

Chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước công dân (bản sao công chứng)

Chứng minh thư nhân dân (CMND) hoặc thẻ căn cước công dân (CCCD) là giấy tờ tùy thân, tài liệu chứng minh danh tính và quốc tịch của công dân trong một quốc gia. CMND/CCCD sẽ cung cấp những thông tin về lai lịch, quê quán, giới tính, quốc tịch, nơi thường trú, v.vv.. của người sở hữu.

Trong hồ sơ xin việc, giấy tờ tùy thân sẽ được yêu cầu nhằm xác minh danh tính và cung cấp thông tin cá nhân chính xác về ứng viên.Bản sao chứng minh thư nhân dân công chứng phải là bản mới được xác nhận trong thời gian 6 tháng

CV xin việc

Hiện nay, có khá nhiều trang web, công cụ giúp bạn làm một mẫu CV phù hợp với vị trí công việc mà bạn muốn ứng tuyển. Các mẫu CV thường có những nội dung cơ bản như:

• Thông tin cá nhân: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, SĐT, email, địa chỉ cư trú.
• Mục tiêu nghề nghiệp
• Học vấn
• Kinh nghiệm làm việc
• Kỹ năng
• Sở thích

Đầu tư một bản CV chuyên nghiệp và đẹp mắt là cách giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng ngay từ vòng apply. TopCV cung cấp công cụ tạo mẫu CV online MIỄN PHÍ, giúp bạn tự tay thiết kế bản CV đúng ngành nghề, hãy sử dụng ngay:

Tạo CV ngay

Giấy khai sinh (bản sao công chứng)

Khi nộp hồ sơ xin việc, bạn có thể cần cung cấp bản sao công chứng của giấy khai sinh hoặc bản gốc để nhà tuyển dụng xác minh thông tin. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin cá nhân mà bạn cung cấp cho nhà tuyển dụng.

Giấy khám sức khỏe (dưới 6 tháng)

Đây là giấy tờ cần có trong thủ tục làm hồ sơ xin việc nhằm xác minh tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên. Giấy khám sức khỏe cũng đảm bảo rằng bạn sẽ có thể đảm bảo được công việc tại công ty.

Hiện nay, giấy khám sức khỏe có 2 loại: Giấy A4 2 mặt và giấy A3 gấp đôi (4 mặt). Tùy vào từng vị trí làm việc và yêu cầu ở các lĩnh vực khác nhau mà sẽ có yêu cầu về giấy khám sức khỏe. Tuy nhiên, tất cả các công ty sẽ yêu cầu giấy chỉ có hiệu lực trong 06 tháng và là dấu xác nhận của cơ sở y tế.

Chứng chỉ liên quan nếu có

Các bằng cấp, chứng chỉ như: Bằng đại học, cao đẳng, trung cấp, chứng chỉ ngoại ngữ, chứng chỉ tin học, v.vv.. bản photo có công chứng. Đây không chỉ là điều kiện bắt buộc cho một số vị trí ứng tuyển mà còn là bằng chứng xác minh những thông tin được kê khai trong sơ yếu lý lịch, CV xin việc, đơn xin việc là chính xác.

Ảnh hồ sơ (3x4 hoặc 4x6)

Ảnh chân dung được dán lên bìa và sơ yếu lý lịch. Thông qua hình ảnh nhà tuyển dụng sẽ có một cái nhìn tổng quan, ấn tượng hơn về bạn. Thường trong thủ tục hồ sơ xin việc nhà tuyển dụng có thẻ yêu cầu bạn nộp kèm ảnh 3×4 hoặc 4×6 để lưu hồ sơ hoặc để làm thẻ nhân viên, các loại hồ sơ khác, v.vv..

Mua hồ sơ xin việc ở đâu?

Bạn có thể mua hồ sơ xin việc cơ bản bao gồm sơ yếu lý lịch tự thuật, đơn xin việc viết tay chưa có lời khai tại các quán photocopy, nhà sách hoặc mua online. Sau đó điền đầy đủ thông tin cần thiết theo yêu cầu.

Các giấy tờ khác trong hồ sơ xin việc như CV xin việc, giấy tờ tùy thân, sổ hộ khẩu, giấy khám sức khỏe và giấy khai sinh cần phải tự thực hiện photo công chứng theo quy định pháp luật và yêu cầu của từng doanh nghiệp khác nhau. Việc làm này đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các giấy tờ khi nộp hồ sơ xin việc.

Hồ sơ xin việc có cần công chứng không?

Trên thực tế, việc có cần công chứng hồ sơ xin việc hay không phụ thuộc vào quy định của từng công ty và quy định pháp luật. Dưới đây là một số loại giấy tờ mà bạn có thể sẽ cần phải photo và công chứng bản sao, bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch tự thuật.
• Giấy khai sinh.
• Chứng minh nhân dân/căn cước công dân.
• Sổ hộ khẩu.
• Các loại bằng cấp tốt nghiệp (bằng Đại học, Cao đẳng, tốt nghiệp THPT, v.vv..).
• Giấy khám sức khỏe (có thể không cần photo công chứng nhưng cần có xác nhận của bệnh viện nơi thực hiện khám sức khỏe).

Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ xin việc

Bên cạnh những nội dung ở trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm những vấn đề khác liên quan đến hồ sơ xin việc như sau:

Cần chuẩn bị bao nhiêu hồ sơ trước khi đi xin việc?

Trước khi đi xin việc, bạn nên chuẩn bị ít nhất một bộ hồ sơ đầy đủ và sẵn sàng. Tuy nhiên, để đảm bảo tính linh hoạt và thuận tiện trong quá trình xin việc, nên chuẩn bị nhiều bộ hồ sơ để sẵn sàng cho các tình huống khác nhau.

Thông thường nên chuẩn bị từ 3 - 5 bộ hồ sơ để sử dụng cho các cuộc phỏng vấn khác nhau. Điều này đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn hồ sơ để gửi đến các công ty mà bạn quan tâm.

Cách sắp xếp hồ sơ chuẩn để thu hút nhà tuyển dụng?

Có ba cách sắp xếp hồ sơ xin việc thông dụng bạn có thể lựa chọn, bao gồm:

• Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo truyền thống (theo chiều từ trên xuống dưới): Đơn xin việc -> Sơ yếu lý lịch -> CV xin việc -> Chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy khen liên quan -> Giấy khám sức khỏe -> Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
• Cách sắp xếp hồ sơ xin việc thông qua thư giới thiệu (theo chiều từ trên xuống dưới): Thư giới thiệu -> CV xin việc -> Chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy khen liên quan -> Đơn xin việc -> Sơ yếu lý lịch -> Giấy khám sức khỏe -> Các giấy tờ khác theo yêu cầu.
• Cách sắp xếp hồ sơ xin việc theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng (theo chiều từ trên xuống dưới): CV xin việc -> Đơn xin việc -> Sơ yếu lý lịch -> Chứng chỉ, bằng cấp hoặc giấy khen có liên quan -> Giấy khám sức khỏe -> Các giấy tờ khác theo yêu cầu.

Lưu ý rằng cách sắp xếp hồ sơ xin việc có thể thay đổi tùy theo yêu cầu của từng công ty và vị trí tuyển dụng.

Những lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Khi chuẩn bị hồ sơ xin việc, có một số lưu ý quan trọng sau đây để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả của hồ sơ:

• Tùy chỉnh cho từng công ty: Hồ sơ xin việc nên được điều chỉnh phù hợp với yêu cầu và văn hóa của từng công ty. Nhấn mạnh những kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc sẽ giúp tăng cơ hội thu hút nhà tuyển dụng cao hơn.
• Xác thực thông tin: Đảm bảo tính chính xác của các bằng cấp, chứng chỉ và kinh nghiệm làm việc được ghi trong hồ sơ. Nếu cần, đính kèm bản sao công chứng của các giấy tờ này để giúp tăng niềm tin của nhà tuyển dụng.
• Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Đảm bảo rằng không có lỗi chính tả và ngữ pháp trong các giấy tờ thuộc hồ sơ xin việc. Kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sai sót không đáng có.
• Đính kèm ảnh chân dung chuyên nghiệp: Nếu yêu cầu, bạn nên đính kèm một ảnh chân dung chuyên nghiệp, nơi bạn có diện trang phục phù hợp với môi trường làm việc. Không nên sử dụng ảnh selfie, ăn chục không nghiêm túc.
• Sử dụng phông chữ và kiểu chữ phù hợp: Chọn phông chữ, kiểu chữ rõ ràng, dễ đọc và chuyên nghiệp. Tránh sử dụng kiểu chữ quá phức tạp hoặc có thể gây ra sự khó khăn khi đọc hồ sơ cho nhà tuyển dụng.

Trên đây là các thủ tục hồ sơ xin việc cùng những hướng dẫn giúp bạn hoàn thiện các giấy tờ trong bộ hồ sơ. TopCV hy vọng qua những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn tham khảo và biết cách chuẩn bị bộ hồ sơ xin việc làm ấn tượng để chinh phục nhà tuyển dụng. Ngoài ra để tìm việc làm lương cao, mới nhất, đừng quên truy cập vào TopCV, chuyên trang tuyển dụng hàng đầu cung cấp cho bạn những công việc chất lượng và uy tín.

Nguồn ảnh: Sưu tầm