Hướng dẫn cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên đúng chuẩn

Hồ sơ học sinh, sinh viên là loại giấy tờ quan trọng đối với học sinh cuối cấp hoặc tân sinh viên nhập học vào các cao đẳng, đại học, học viện. Tuy nhiên, nhiều bạn trẻ vẫn còn bỡ ngỡ, chưa biết cách điền thông tin hồ sơ học sinh, sinh viên như thế nào cho đúng chuẩn, kể cả ghi trang bìa. Bài viết sau đây của TopCVsẽ hướng dẫn cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên, bạn đọc hãy cùng theo dõi nhé.

Hồ sơ học sinh, sinh viên gồm những gì?

Nhiều người ví hồ sơ học sinh, sinh viên như là một “mã số ID” của học sinh sinh viên, vì giúp người xem nắm bắt được các thông tin về họ tên, quê quán, trình độ học vấn, v.vv.. Vậy một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên gồm những gì?

Căn cứ theo quy định ban hành kèm Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT, một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên sẽ bao gồm các loại giấy tờ cơ bản sau đây:

• Lý lịch học sinh, sinh viên có chữ ký và đóng dấu xác nhận của địa phương;
• Giấy báo trúng tuyển của trường;
• Học bạ trung học phổ thông, trung cấp chuyên nghiệp (THPT, TCCN);
• Bằng tốt nghiệp THPT hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời đối với những người trúng tuyển trong năm tốt nghiệp;
• Giấy khai sinh hoặc bản sao giấy khai sinh có công chứng;
• Bản sao căn cước công dân có công chứng;
• Giấy chứng nhận sức khoẻ;
• Ảnh chân dung cỡ 3x4 hoặc 4x6 (Lưu ý, ảnh chụp không quá 6 tháng);
• Các giấy tờ hoặc chứng nhận ưu tiên khác (nếu có).

Để nắm chi tiết thông tin về các loại giấy tờ cần có trong một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên bạn có thể tham khảo Điều 4, 5 và 6 của quy định ban hành kèm theo Quyết định số 58/2007/QĐ-BGDĐT. Văn bản này sẽ nêu rõ các loại giấy tờ cần chuẩn bị cho một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên theo từng trường hợp cụ thể.

Hướng dẫn cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên

Bìa ngoài một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên sẽ cung cấp nhiều thông tin như họ tên, ngày/tháng/năm sinh, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, danh sách các loại giấy tờ, văn bản có trong hồ sơ, v.vv..

Ngoài ra, bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên cũng sẽ có các thành phần khác như:

• Quốc hiệu, tiêu ngữ (Cộng hòa xã hội….)
• Mã số: Bao gồm mã số của tỉnh/thành phố, quận/huyện, ngành học
• Tên hồ sơ: Hồ sơ học sinh - sinh viên
• Số học sinh, sinh viên
• Khóa học: 202… - 202…
• Hình ảnh Văn Miếu Quốc Tử Giám

Khi viết hồ sơ học sinh sinh viên, nhiều bạn trẻ cho rằng, bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên chỉ là một phần nhỏ, không cần quá chú trọng. Tuy nhiên, trong một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên, trang bìa là phần nội dung quan trọng mà bạn cần hoàn chỉnh. Bởi thông qua bìa ngoài hồ sơ người xem sẽ nắm bắt nhanh những thông tin về học sinh, sinh viên cũng như các loại giấy tờ, tài liệu mà bạn cung cấp.

Cho nên một trong những cách điền hồ sơ học sinh sinh viên đúng chuẩn và chuyên nghiệp chính là viết bìa hồ sơ học sinh, sinh viên rõ ràng và chính xác các thông tin. Sau đây TopCV sẽ hướng dẫn chi tiết cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên để bạn tham khảo và hoàn chỉnh bìa ngoài hồ sơ đẹp mắt, gây ấn tượng cho người xem.

Cách ghi phần mã số

Phần mã số ở bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên nằm tại góc trái, gần với phần quốc hiệu, tiêu ngữ. Tại phần nội dung này, bạn phải điền các thông tin chính xác về mã tỉnh/thành, mã quận/huyện và mã ngành học mà bạn đã đăng ký và trúng tuyển.

Để ghi chính xác thông tin phần mã số, bạn cần căn cứ vào tỉnh/thành, quận huyện mà mình đang sinh sống, sau đó tra cứu thông tin mã số đơn vị hành chính. Còn đối với mã số ngành, bạn ghi chính xác theo mã ngành học mà bạn đã điền khi viết giấy đăng ký xét tuyển.

Bảng mã số đơn vị hành chính của 63 tỉnh/thành phố trên toàn quốc

Ví dụ: Quê quán của bạn là huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh, đã trúng tuyển ngành Marketing của trường Đại học Kinh tế quốc dân thì phần mã số bạn điền như sau:

• MS tỉnh/thành phố: 42
• Mã quận/huyện: 446
• Mã ngành: 7340115

Cách ghi phần thông tin cá nhân cơ bản

Một trong những cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên chuẩn xác nhất chính là ghi đúng và đầy đủ phần thông tin cá nhân. Với phần nội dung này, bạn trình bày như sau:

• Họ và tên: Bạn viết đúng họ và tên của học sinh, sinh viên bằng chữ in hoa có dấu. Ví dụ: NGUYỄN HỮU HÙNG. Lưu ý, khi ghi thông tin này bạn không được thêm vào các ký tự đặc biệt, tên phụ hay tên thay thế.
• Ngày, tháng, năm sinh: Bạn điền đầy đủ và chính xác thông tin về ngày, tháng, năm sinh của học sinh, sinh viên theo giấy khai sinh. Lưu ý, với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 bạn cần ghi thêm số 0 ở trước. Ví dụ: 04/11/1996.
• Địa chỉ khi cần báo tin: Bạn ghi chính xác địa chỉ hiện tại mà gia đình đang sinh sống theo sổ hộ khẩu thường trú. Ví dụ: Thôn A, xã B, huyện C, tỉnh D.
• Điện thoại liên hệ (nếu có): Bạn ghi rõ ràng số điện thoại của bản thân hoặc ghi số điện thoại của bố/mẹ.

Cách ghi mục “Hồ sơ gồm”

Mục “Hồ sơ gồm” nằm ở góc phải bìa hồ sơ học sinh, sinh viên. Đây là mục bạn sẽ liệt kê các loại giấy tờ được nhà trường yêu cầu cung cấp trong bộ hồ sơ. Cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên chính xác nhất cho phần nội dung này là bạn căn cứ vào những loại giấy tờ đã chuẩn bị, sau đó viết lần lượt theo số thứ tự. Ví dụ: Hồ sơ gồm:

• Sơ yếu lý lịch học sinh, sinh viên;
• Bản sao sổ hộ khẩu có công chứng;
• Bản sao căn cước công dân/chứng minh nhân dân có công chứng;
• Giấy báo trúng tuyển;
• Bằng tốt nghiệp THPT hoặc Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT tạm thời (nếu bạn trúng tuyển trong năm tốt nghiệp);
• Bản sao học bạ THPT có công chứng;
• 4 ảnh chân dung 4x6, v.vv..

Cách ghi các phần thông tin khác

Với các mục “Số học sinh, sinh viên” và “khóa học”, bạn căn cứ vào giấy trúng tuyển để điền. Cụ thể:

• Mục “Số học sinh, sinh viên”: Bạn điền chính xác theo giấy báo trúng tuyển do nhà trường gửi về. Trường hợp chưa có số học sinh - sinh viên thì bạn để trống phần này.
• Mục “Khóa học”: Bạn điền đúng theo năm khai giảng tại thời điểm nhập học. Ví dụ: Năm học 2023 - 2024.

Sau đây là mẫu ghi hồ sơ học sinh sinh viên đã được điền hoàn chỉnh phần trang bìa, bạn có thể tham khảo:

>>> Đừng bỏ qua: Hướng dẫn viết sơ yếu lý lịch tự thuật chuẩn năm 2023

Các bạn sinh viên có thể chủ động tìm kiếm việc làm phù hợp như làm thực tập sinh, nhân viên bán thời gian (part time) ngay trên TopCV. Việc đi làm từ sớm sẽ giúp bạn tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm, là bệ phóng cho sự nghiệp tương lai. Khám phá các công việc chất lượng cao trên TopCV ngay!

Tìm việc Thực tập sinh

Phân biệt bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên và trang bìa lý lịch học sinh, sinh viên

Rất nhiều bạn vẫn nhầm lẫn bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên với trang bìa sơ yếu lý lịch học sinh, sinh viên là một. Tuy nhiên, hai loại tài liệu này là hoàn toàn khác nhau. Lý lịch học sinh, sinh viên là một loại giấy tờ quan trọng cần có trong hồ sơ học sinh, sinh viên.

Điểm khác biệt cơ bản giúp bạn dễ dàng phân biệt được hai loại tài liệu này là bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên có mục “Hồ sơ gồm”, yêu cầu bạn liệt kê các loại giấy tờ có trong hồ sơ. Còn bìa ngoài lý lịch học sinh, sinh viên thì không có phần này.

Hình ảnh dưới đây sẽ giúp bạn phân biệt rõ bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên và trang bìa lý lịch học sinh, sinh viên.

>>> Tải ngay về máy mẫu lý lịch học sinh sinh viên mới nhất để dễ dàng phân biệt hai loại tài liệu này

Tải về máy

Mua hồ sơ học sinh sinh viên ở đâu? Giá bao nhiêu?

Hiện nay, bạn có thể dễ dàng mua hồ sơ học sinh, sinh viên tại nhiều địa chỉ khác nhau như:

• Hiệu sách
• Cửa hàng văn phòng phẩm
• Mua trực tuyến thông qua các sàn thương mại điện tử như: Shopee, Lazada, Tiki, v.vv..
• Mua hồ sơ học sinh sinh viên từ nhà trường

Giá một bộ hồ sơ học sinh, sinh viên thường dao động từ 6.000 - 8.000 đồng, tùy từng nơi bán. Nếu mua trực tuyến trên các nền tảng mua sắm bạn sẽ phải trả mức giá cao hơn một chút do có bao gồm phí vận chuyển.

Một tips nhỏ cho bạn khi mua hồ sơ học sinh, sinh viên là nên mua nhiều hơn một bộ hồ sơ để đề phòng trường hợp viết sai còn có bộ khác thay thế.

Những lưu ý khi viết bìa hồ sơ học sinh sinh viên

Khi viết hồ sơ học sinh, sinh viên, đặc biệt là trang bìa, bạn cần đảm bảo chuẩn xác về mặt nội dung lẫn hình thức. Điều này không chỉ giúp bạn tạo ấn tượng về sự chuyên nghiệp mà còn thể hiện sự chỉn chu trong cách trình bày. Để làm được điều này bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

Về mặt nội dung

Thông tin ghi vào bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên cũng như các loại giấy tờ khác trong bộ hồ sơ cần đảm bảo chính xác và đầy đủ. Bạn tuyệt đối không ghi các nội dung sai lệch.

Để đảm bảo các thông tin nêu ra đều đạt chuẩn, trước khi ghi hồ sơ học sinh, sinh viên bạn nên chuẩn bị các loại giấy tờ có thể cung cấp thông tin như: Căn cước công dân/chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy báo trúng tuyển, v.vv..

Riêng đối với lý lịch học sinh sinh viên, phần xác nhận thông tin ở trang cuối cùng bạn cần xin đóng dấu và ý kiến xác nhận từ chính quyền địa phương nơi cư trú.

Về mặt hình thức

Hình thức trình bày hồ sơ học sinh, sinh viên nói chung và trang bìa hồ sơ nói riêng cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Viết đúng chính tả, chú ý viết hoa chữ cái đầu tiên của các danh từ riêng.
• Các chữ viết cần rõ ràng, đủ nét, tránh gây hiểu nhầm cho người đọc.
• Không tẩy xóa thông tin. Trường hợp viết sai bạn nên dùng tờ giấy khác để thay thế.
• Sử dụng bút có một màu mực để ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh, sinh viên cũng như các loại giấy tờ khác.
• Ảnh thẻ dán trên lý lịch học sinh, sinh viên hoặc ảnh thẻ bổ sung thêm vào hồ sơ theo yêu cầu cần được chụp đúng kích cỡ, nghiêm túc. Bạn tuyệt đối không sử dụng ảnh tự sướng (selfie) làm ảnh chân dung.

>>> Đọc thêm: Viết CV như thế nào cho đúng chuẩn?

Cách ghi bìa ngoài hồ sơ học sinh sinh viên nói riêng và các loại giấy tờ có trong bộ hồ sơ dành cho học sinh, sinh viên nói chung đều yêu cầu phải trình bày trung thực và đầy đủ. Đây là một trong các tài liệu cần thiết phải có khi làm thủ tục nhập học đối với các bạn tân sinh viên. Hy vọng với những thông tin mà TopCV vừa cung cấp, bạn đã tự tin viết hồ sơ để kịp thời gian nhập học, bắt đầu một hành trình mới tại một môi trường mới.

Đừng quên truy cập vào TopCV.vn - nền tảng công nghệ tuyển dụng hàng đầu hiện nay để cập nhật nhanh chóng các tin tức việc làm, thông tin tuyển dụng và kết nối với hơn 11.000 nhà tuyển dụng mỗi ngày.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu CV xin việc có sẵn bố cục, mang phong cách chuyên nghiệp thì công cụ tạo mẫu CV online miễn phí của TopCV sẽ giúp bạn. TopCV hiện cung cấp hàng trăm mẫu CV được thiết kế chuẩn theo các ngành nghề, phù hợp với sinh viên và người đi làm. Thông qua các mẫu này bạn có thể dễ dàng tạo cho mình một CV xin việc chuyên nghiệp về nội dung và bắt mắt về hình thức để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, từ đó tăng cơ hội ứng tuyển vào những vị trí việc làm mong muốn.