Nhân viên tư vấn du học là gì? Quy trình tư vấn du học ra sao?

Nhân viên tư vấn du học là gì? Nhân viên tư vấn du học thường làm những công việc gì? Ngành nghề tư vấn du học có những cơ hội phát triển nào? Những thông tin xoay quanh vị trí nhân viên tư vấn du học sẽ được chúng tôi tổng hợp qua bài viết sau đây.

1 Nhân viên tư vấn du học là gì?

Nhân viên tư vấn du học/ chuyên viên tư vấn du học là thuật ngữ dùng để chỉ những người hoạt động trực tiếp tại các công ty tư vấn du học. Những chuyên viên tư vấn du học là người trực tiếp làm việc, thực hiện các công việc chính như giới thiệu, tư vấn, giải đáp thắc mắc cho đối tượng khách hàng là người có nhu cầu du học về các thông tin liên quan tới du học.

Ngoài những công việc kể trên, chuyên gia tư vấn du học còn có nhiệm vụ phụ trách về mảng hồ sơ, giấy tờ cho du học sinh. Nhân viên tư vấn du học không chỉ làm việc ở các trung tâm, công ty tư vấn du học, họ còn có thể tiếp cận cơ hội việc làm tương tự như tại các trường đại học, cao đẳng liên kết với giáo dục nước ngoài.

Nhân viên tư vấn du học tiếng anh là gì? Trong tiếng anh, nhân viên tư vấn du học được gọi là Educational Counsellor.

>>> Xem thêm: Mua chứng chỉ tư vấn du học được không? Có hậu quả gì?

Quy định về tư vấn du học khi hành nghề

Để trở thành chuyên viên tư vấn du học, người lao động cần đáp ứng điều kiện về trình độ là tốt nghiệp đại học trở lên (không quy định bất cứ chuyên ngành nào). Theo quy định mới năm 2021, nhân viên tư vấn du học phải đáp ứng 3 điều kiện sau:

• Tốt nghiệp từ bậc Đại học trở lên
• Có năng lực sử dụng ít nhất 01 ngoại ngữ bậc 4 theo Khung tham chiếu 6 bậc châu u hoặc các chứng chỉ ngoại ngữ tương đương.
• Có chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn du học được cấp bởi đơn vị có thẩm quyền tổ chức đào tạo và cấp chứng chỉ theo quy định của Bộ GD&ĐT.

Quy trình tư vấn du học gồm những gì?

Du học là một quyết định quan trọng của du học sinh và gia đình. Do đó việc họ tìm đến nhưng trung tâm tư vấn du học là để được hỗ trợ, cung cấp thông tin và có cái nhìn tổng thể nhất… Chính vì vậy nhân viên tư vấn du học phải có kỹ năng chuyên môn và khả năng lên kế hoạch xây dựng quy trình tư vấn du học. Bạn đọc có thể tham khảo quy trình tư vấn du học sau đây:

Bước 1: Tư vấn và chọn trường và nước du học

• Nhân viên tư vấn du học cung cấp thông tin du học cập nhật, toàn diện và tìm phương án, lập lộ trình du học phù hợp.
• Định hướng nghề nghiệp thông qua kiểm tra tính cách và ngành nghề
• Đánh giá và thẩm định hồ sơ
• Tư vấn cung cấp thông tin về điểm
• Tư vấn cung cấp thông tin tư vấn về điểm đến phù hợp, quốc gia du học, ngành học phù hợp. Yêu cầu về hồ sơ xin học, visa, thông tin tổng hợp về các chi phí du học, lộ trình thời gian…

Bước 2: Tư vấn hồ sơ xin thư mời học và Hồ sơ Visa

• Học viên được hướng dẫn, hỗ trợ để chuẩn bị hồ sơ xin thư mời học.
• Nhân viên tư vấn du học nhận hồ sơ, gửi tới trường nước ngoài để xin thư mời học cho học viên.
• Sau khi có thư mời học, nhân viên tư vấn du học tiếp tục hướng dẫn về thủ tục nộp tiền đặt cọc để xác nhận giữ chỗ, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ xin visa, phỏng vấn visa.
• Hướng dẫn và hỗ trợ phụ huynh và học sinh đến các ngân hàng uy tín để mở sổ tiết kiệm, thực hiện chứng minh thu nhập, chuyển tiền học phí, phí sinh hoạt theo yêu cầu.
• Công ty tư vấn du học có thể nộp hồ sơ visa thay cho học viên theo quy định visa của từng nước.
• Cung cấp thông tin minh bạch và báo cho khách hàng những điểm quan trọng trong hồ sơ xin thư mời học, hồ sơ xin visa của học viên để khách hàng có thể chủ động nắm được lộ trình du học của học viên.

>>> Tham khảo: Top 15 trung tâm tư vấn du học uy tín tại TPHCM, HN

Bước 3: Hướng dẫn chuẩn bị lên đường, nhập học tại nước ngoài

Khi học viên có visa, công ty sẽ có hướng dẫn chi tiết về việc chuẩn bị khi đi du học, danh mục những hành lý mang theo, hướng dẫn xuất nhập cảnh, hòa nhập văn hóa… Ngoài ra còn có một số hỗ trợ về:

• Sắp xếp chỗ ở theo yêu cầu (ký túc xá, homestay …)
• Xe đưa đón sân bay theo nhu cầu
• Hướng dẫn tham dự lễ định hướng của trường
• Thiết lập kết nối với các cộng đồng sinh viên Việt Nam ở nước ngoài

Bước 4: Hỗ trợ trong quá trình du học và sau khi tốt nghiệp

Trong quá trình học viên du học tại nước ngoài, nhân viên tư vấn vẫn giữ liên lạc với nhà trường và học sinh, phụ huynh để:

• Hỗ trợ vấn đề nếu có
• Cung cấp các dịch vụ liên quan khi cần thiết
• Giúp học sinh giải quyết những khó khăn trong quá trình học tập.
• Thay đổi chỗ ở để ngăn học sinh, hy vọng hoặc gặp học sinh không thích hợp.
• Can thiệp trong trường hợp du học sinh gặp khó khăn trong học tập hoặc vấn đề cá nhân khác như đau ốm, bệnh tật, muốn về thăm nhà…
• Hướng dẫn và hoàn thành các thủ tục xin visa các nước đi du lịch, đi công tác, thăm thân cho gia đình du học sinh.
• Hỗ trợ học nâng cao, tư vấn tìm việc làm thêm, việc làm sau khi tốt nghiệp cho du học sinh

Mức lương của nhân viên tư vấn du học

Mức lương của các nhân viên tư vấn du học khởi điểm từ khoảng 5 - 7 triệu/tháng, tương đương các vai trò tư vấn viên khác và tăng dần lên khoảng 9 - 12 triệu/tháng với các bạn có kinh nghiệm. Tuy nhiên, tổng thu nhập của chuyên viên tư vấn du học thực tế thường rơi vào khoảng 15 - 20 triệu/tháng trở lên vì còn có nhiều khoản phụ cấp, tính KPI khi hoàn thành hồ sơ du học…

Có thể thấy, mức lương của tư vấn viên du học là khá cao so với các vị trí nhân viên tư vấn tuyển sinh khác. Các chi phí hỗ trợ, thưởng đem lại thu nhập khá cao nên cũng tạo sự khích lệ cho người nhân viên để thúc đẩy, nâng cao hiệu quả công việc.

>>> Xem ngay: Thủ tục, giấy phép mở văn phòng tư vấn du học gồm những gì?

2 Nghề tư vấn du học có tiềm năng phát triển không?

Với nhu cầu du học và làm việc ở các nước phát triển ngày càng gia tăng thì con đường uy tín và an toàn nhất với du học sinh chính là thông qua các công ty tư vấn du học. Có thể nhiều bạn sẽ nghĩ với công việc không yêu cầu trình độ cao như nhân viên tư vấn du học thì con đường thăng tiến, phát triển thường rất ít.

Tuy nhiên, nhân viên tư vấn du học vẫn có khá nhiều cơ hội để phát triển sự nghiệp như thăng tiến lên vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng, chăm sóc khách hàng hoặc tự mở các trung tâm, công ty tư vấn du học sau nhiều năm tích lũy kinh nghiệm và có hiểu biết về tthị trường tư vấn du học.

Kinh nghiệm làm tư vấn du học

Nắm vững các kinh nghiệm tư vấn du học chính là một yếu tố giúp bạn thành công trong lĩnh vực này. Các thông tin sau sẽ là cẩm nang hữu ích cho những người muốn theo đuổi ngành tư vấn du học.

Trang bị kiến thức chuyên môn

• Bạn cần hiểu kỹ kiến ​​thức liên quan đến du học, các quy trình du học, môi trường sống và thông tin liên quan để cung cấp các đề xuất hợp lý và chính xác nhất. Đây là một trong những kinh nghiệm nhân viên tư vấn du học bắt buộc phải trau dồi.
• Ngoài ra, hãy luôn cập nhật các kiến thức về các thủ tục, trường học, chuyên ngành, chi phí có liên quan… Để nhanh chóng thay đổi và chuẩn bị hành trang tốt nhất cho du học sinh.

Rèn luyện các kỹ năng mềm

• Rèn luyện các kỹ năng mềm là rất cần thiết, bởi vì những kỹ năng này sẽ quyết định khả năng chốt hồ sơ của bạn.
• Những kỹ năng giao tiếp bao gồm thuyết trình, thuyết phục, nghệ thuật ứng xử, đối đáp,… Ngoài ra cần kết hợp với ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe… để tăng thêm sức thuyết phục cho buổi tư vấn.

Phân tích hành vi khách hàng

• Để phân tích nhu cầu của khách hàng, bạn cần kết hợp các kỹ năng quan sát và đánh giá. Phải mất thời gian để đào tạo và cải thiện kinh nghiệm làm tư vấn du học để phân tích nhu cầu của khách hàng.
• Đánh giá nhu cầu của khách hàng một cách chính xác để giúp bạn cung cấp các phương án tư vấn hiệu quả. Phù hợp cho tình trạng tài chính, thời gian của khách hàng.

Tìm kiếm thông tin

• Tư vấn du học giống như ngành sư phạm, cần sự uy tín và chính xác. Do đó để tư vấn tốt cho học sinh và phụ huynh thì tư vấn viên du học cần nắm được các thông tin mới nhất một cách nhanh chóng, chính xác.
• Ngoài đọc tài liệu cập nhật trên website, các nguồn tin chính thống, bạn phải tìm hiểu, liên hệ với các trường để cập nhật chính xác nhất các thông tin để hỗ trợ cho học viên.

>>> Xem thêm: Chi phí tư vấn du học là bao nhiêu? Phụ thuộc vào yếu tố nào?

Tâm sự nghề tư vấn du học

Bất kỳ công việc nào luôn phải đối mặt với những thách thức và khó khăn riêng, và công việc tư vấn du học cũng không ngoại lệ:

• Chính sách còn thắt chặt: Ở Việt Nam, tư vấn du học vẫn còn là ngành còn rất mới, vì vậy luật pháp và chính sách vẫn chưa đầy đủ. Điều này cũng sẽ gây ra nhiều khó khăn và hạn chế trong công tác tư vấn du học. Ngoài ra, việc các chính sách thay đổi liên tục cũng là một thách thức lớn đối với nhân viên tư vấn viên du học.
• Nhu cầu tăng - kỹ năng tăng: Hiện tại, nhu cầu học tập và làm việc ở nước ngoài ngày càng trở nên phổ biến hơn. Hầu hết các gia đình muốn con cái họ được tiếp xúc với nền văn minh và kiến ​​thức nước ngoài càng sớm càng tốt. Điều này có nghĩa là công việc và hoạt động của các công ty du học phải chuyên nghiệp hơn, uy tín, chuẩn xác và nhanh chóng hơn.
• Sự nhìn nhận chưa chính xác về ngành nghề: Hiện nay có rất nhiều công ty, trung tâm kinh doanh dưới hình thức trá hình, hoặc hoạt động không có tâm trong nghề gây ra một số cái nhìn xấu. Mặc dù là một nghề đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng tư vấn du học, kiến thức nhưng lại bị đánh giá sai lệch vì một vài thành phần không chuyên. Khiến cho cái nhìn từ xã hội có phần hơi phiến diện và ít thiện cảm với nghề này.
• Điều kiện kinh tế của học sinh: Điều kiện quan trọng quyết định việc cho học viên du học phần lớn phụ thuộc vào tài chính. Vì thế, để có thể nắm bắt và tìm kiếm được nhiều cơ hội thì các trung tâm tư vấn du học phải nhanh nhẹn hơn trong việc tìm kiếm các gói du học phù hợp cho từng đối tượng cụ thể.

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan tới nhân viên tư vấn du học và những kinh nghiệm để hành nghề. Hy vọng những chia sẻ này sẽ là cẩm nang hữu ích giúp bạn bước tiếp trên con đường trở thành tư vấn viên du học giỏi. Chúc bạn sớm thành công!