Nhân viên tổ chức sự kiện: Mức lương, công việc, kinh nghiệm

Tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành hot nhất hiện nay và được đông đảo các bạn trẻ năng động, cá tính yêu thích, theo đuổi. Nếu bạn là một người năng động, sáng tạo, thích tham gia vào những buổi liên hoan tiệc tùng. Nếu bạn là một người tự tin, linh hoạt, không thích làm việc trong một môi trường gò bó. Vậy thì nhân viên tổ chức sự kiện chính là công việc phù hợp nhất dành cho bạn.

Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Nhân viên tổ chức sự kiện hay chuyên viên tổ chức sự kiện hiểu đơn giản là người giữ nhiệm vụ quản lý hậu cần tại những sự kiện. Họ sẽ phụ trách những công việc như lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, điều phối và giám sát chương trình nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.

Bản thân của công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự tương tác giữa người với người nên những nhân viên tổ chức sự kiện thường vô cùng năng động, có khả năng giao tiếp tốt. Đặc biệt là sự sáng tạo, nhạy bén. Bên cạnh đó, kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức , làm việc đội nhóm, khả năng chịu áp lực, tâm lý và thái độ làm việc cũng rất cần thiết đối với nhân viên tổ chức sự kiện.

Tính chất công việc tổ chức sự kiện là được hoạt động trong không gian thoải mái, gặp gỡ nhiều người và thậm chí được di chuyển liên tục, thoát khỏi môi trường làm việc gò bó như các công việc văn phòng. Do đó, nghề này luôn được các bạn trẻ yêu thích và ngày càng được nhiều người định hướng, lựa chọn theo đuổi công việc này.

Các kỹ năng cần thiết để trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện

Đặc thù của người làm event đó là việc gì cũng biết và việc gì cũng làm. Không quá tập trung chuyên môn sâu ở một khâu nào đó nhưng phải nắm rõ hết mọi công việc trong sự kiện. Ví dụ như quản lý nhân sự ( MC, ca sĩ, PG, nhóm nhảy,…); Hiểu về âm thanh, ánh sáng, giải trí nghệ thuật,…Càng biết nhiều sẽ càng giảm thiểu rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Với tính chất công việc xen lẫn giữ dịch vụ và truyền thông, quảng cáo nên vị trí này thường bận rộn hơn so với các bộ phận khác trong phòng marketing và đòi hỏi người tổ chức phải có những kĩ năng nhất định để có thể nắm bắt được toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện.

Để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần phải đáp ứng các yêu cầu và có một số kỹ năng cần thiết sau:

• Sức khỏe tốt, năng động, nhiệt huyết, …
• Kỹ năng sáng tạo trong khâu tổ chức, lên ý tưởng, concept chương trình.
• Kỹ năng giao tiếp tốt bằng lời nói và cả văn bản. Thái độ thân thiện, khéo léo.
• Siêng năng và chú ý đến từng chi tiết,
• Nhiệt tình, không ngại việc và linh hoạt ở bất kì môi trường, hoàn cảnh nào.
• Có kỹ năng viết kịch bản và proposal, checklist công việc hợp lý, khoa học.
• Kỹ năng teamwork tốt
• Khả năng làm việc chuyên nghiệp dưới áp lực.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt, phản ứng nhanh.
• Kỹ năng quản lý tài chính tốt
• Kỹ năng sắp xếp công việc một cách hợp lý.
• Triển khai và giám sát thực hiện một cách bài bản.

Các công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện

Nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm làm việc theo hướng dẫn của quản lý, xử lý rất nhiều những nhiệm vụ khác nhau từ khi tiếp nhận ý tưởng tới các bước lên kế hoạch, tiến hành và triển khai, giảm sát sự kiện. Công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:

• Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty để lên ý tưởng tổ chức sự kiện phù hợp.
• Xác định đối tượng và số lượng khách mời tham gia sự kiện.
• Nghiên cứu đối tượng và mục tiếu để lên ý tưởng, chủ đề concept cho sự kiện.
• Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.
• Lập kế hoạch tổ chức sự kiện, ước tính chi phí và báo cáo ngân sách dự kiến.
• Xây dựng kịch bản chi tiết chương trình
• Tìm kiếm và thuê địa điểm phù hợp.
• Tiến hành triển khai kế hoạch, thực hiện các công việc cần chuẩn bị trước sự kiện như thiết kế các ấn phẩm dùng trong sự kiện, liên hệ các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,…
• Trước thời điểm diễn ra sự kiện, triển khai thực hiện các công việc thi công lắp đặt sân khấu, hội trường, sắp xếp bàn ghế khách mời, trang trí khu vực tiệc, chuẩn bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng,…dùng trong sự kiện.
• Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên một cách hợp lý.
• Đảm bảo tiến độ thực hiện thi công các hạng mục diễn ra theo đúng kế hoạch.
• Đảm nhận vai trò tiếp đón khách mời trong một số trường hợp.
• Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách mời trong sự kiện.
• Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
• Kiểm tra, theo dõi, giám sát các hoạt động trước, trong và sau sự kiện.
• Đưa ra những phương án dự phòng, backup nếu xảy ra tình huống phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện.
• Sau khi sự kiện kết thúc, theo dõi và làm việc với các bên thi công, tháo dỡ thiết bị và quyết toán chi phí tổ chức sự kiện.
• Báo cáo kết quả công việc với cấp trên.

Cơ hội việc làm của nhân viên tổ chức sự kiện

Trong thời điểm hiện tại, ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ từ các sự kiện thể thao quốc tế, sự kiện âm nhạc đến các sự kiện mang trính truyền thông quảng bá, sự kiện doanh nghiệp. Tất cả những sự kiện này đều cần những chuyên gia tổ chức sự kiện tài năng để điều hành. Do đó, đây là một cơ hội tốt để giúp các bạn trẻ có đam mê được học hỏi và phát triển bản thân, trau dồi để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Nhân viên tổ chức sự kiện có thể là nhân viên chuyên tổ chức các sự kiện truyền thông trong nội bộ công ty hoặc làm trong các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ( Agency).

Các nhân viên tổ chức sự kiện có rất nhiều cơ hội phát triển nhờ khả năng chuyển từ một tổ chức nhỏ sang tổ chức lớn hơn hoặc chuyển đổi giữa việc làm bán thời gian sáng toàn thời gian. Chỉ cần bạn có kiến thức và kinh nghiệm về ngành tổ chức sự kiện, bạn có thể làm ở bất kì các công ty. Thậm chí, theo thời gian kinh nghiệm cùng các mối quan hệ, bạn có thể làm tư vấn độc lập hoặc mở công ty riêng để phụ trách.

Mức lương trung bình của nhân viên tổ chức sự kiện

Đặc điểm thu nhập của ngành tổ chức sự kiện không chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm mà còn chịu ảnh hưởng của mùa vụ (nhất là các trung tâm chuyên về tiệc cưới chẳng hạn), đối tượng khách hàng cụ thể và dĩ nhiên, năng lực thực tế của bạn cũng quyết định rất nhiều.

Tại Việt Nam, những bạn nhân viên tổ chức sự kiện mới vào nghề sẽ có mức lương khởi điểm từ 4.000.000 - 6.000.000đ/ tháng. Sau thời gian công tác, kinh nghiệm của bạn tăng lên thì mức lương cũng sẽ tăng cao từ 8.000.000 - 10.000.000đ hoặc cao nhất là 20.000.000đ/ tháng.

Cơ hội thăng tiến trong ngành tổ chức sự kiện sẽ phụ thuộc vào năng lực làm việc của bạn từ việc tiếp xúc với khách hàng, lên kế hoạch, liên hệ với các đơn vị đối tác và quản lý. Thường sau khoảng 5 năm kinh nghiệm trong nghề bạn có thể giữ vai trò quản lý hoặc trưởng phòng tổ chức sự kiện. Và dĩ nhiên với những chức vụ cao như vậy đồng nghĩa với việc mức thu nhập của bạn cũng sẽ tăng lên rất nhiều có thể lên đến con số hàng chục hàng trăm triệu.