Google Team Drive là gì? Cách cài đặt và sử dụng Team Drive | Email doanh nghiệp - Email theo tên miền riêng cho doanh nghiệp

Google Team Drive là một dịch vụ ra đời đã lâu nhưng chưa được nhiều người biết đến, trong bài hướng dẫn này MGA.vn sẽ gửi tới các bạn thông tin chi tiết Google Team Drive là gì? Cách cài đặt và sử dụng Team Drive cùng những mẹo nhỏ giúp tận dụng dịch vụ lưu trữ Google Team Drive với dung lượng không giới hạn và bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được các nội dung cập nhật trong Google Team Drive.

Google Team Drive là gì?

Google Team Drives là một không gian chung để các Teams trong công ty của bạn có thể dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và truy cập vào các file tài liệu của họ từ bất cứ nơi nào và trên bất kì thiết bị nào.

Không giống những file trong My Drive, tài liệu trong Team Drive thuộc về một Team thay vì một cá nhân. Do đó ngay cả khi những thành viên trong Team nghỉ việc, những file này vẫn được giữ nguyên vẹn, qua đó giúp Team của bạn có thể tiếp tục truy cập dữ liệu, chia sẻ thông tin và hoàn thành công việc.

Lưu ý: Team Drive chỉ được hỗ trợ ở các bản G Suite Business, G Suite Enterprise hoặc G Suite for Education. Nếu bạn không bật được Team Drive, hãy liên hệ với admin của công ty nơi bạn làm việc.

Người dùng G Suite bản Basic hoặc G Suite bản miễn phí không có tài khoản G Suite (tài khoản Gmail theo tên miền của doanh nghiệp) sẽ không dùng được Team Drive.

Nếu tài khoản của bạn chưa có Google Team Drive, bạn có thể mua ngay gói giải pháp G Suite Business, G Suite Enterprise tại đây.

Cách cài đặt Team Drive

Đầu tiên bạn cần mở Google Drive (drive.google.com), Trên thanh điều hướng bên trái, chọn Team Drives.

Click New trên đầu > Nhập tên Team Drive mà bạn muốn. Ví dụ: Cassy’s Team, Tài chính, Nhân sự,… > Click Create

Bạn có thể tạo nhiều folder Team Drive khác nhau nên khi muốn thêm người dùng hay tải file,…trước hết bạn phải lựa chọn một folder Team Drive mà bạn muốn thay đổi.

Lưu ý: Nếu bạn không tạo được Team Drive, Quản trị viên của bạn có thể đã tắt chức năng này. Liên hệ quản trị viên của bạn để được hỗ trợ.

Nếu bạn là quản trị viên G Suite. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau để bật Team Drive cho doanh nghiệp của mình:

- Truy cập vào Google Admin console (admin.google.com) > Apps > G Suite > Drive and Docs > Chắc chắn App Drive đã được bật bằng cách bấm nút Thêm (More) và chọn Bật cho tất cả mọi người (ON for everyone).

- Chọn Thiết lập chia sẻ (Sharing settings) > Chọn tổ chức (organizational unit) phù hợp, mặc định sẽ áp dụng cho toàn bộ tài khoản.

- Trong mục Team Drive creation, Bỏ check Prevent users in <your-domain> from creating new Team Drives.

- Chọn Lưu (Save) và chờ tối đa 24 giờ để cho mọi thay đổi có hiệu lực trên tài khoản của bạn

1. Cách thêm thành viên và phân quyền truy cập:

Khi bạn thêm một thành viên mới, họ sẽ được cấp đầy đủ các quyền upload, edit, xóa file hoặc mời thành viên mới. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi quyền của các thành viên này.

Để thêm thành viên và cài đặt phân quyền, bạn cần có Full Access trước:

• Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive
• Nhìn lên phía trên, bên dưới tên của Team drive, chọn Add members
• Thêm tên, địa chỉ email hoặc địa chỉ của một nhóm Google group
• (Tùy chọn) để thay đổi quyền từ “Full access”, nhấn vào mũi tên thả xuống bên cạnh từ Full, và chọn quyền mới.
• (Tùy chọn) Nhập tin nhắn
• (Tùy chọn) Nếu bạn không muốn gửi thông báo tới người vừa được thêm vào, chọn Skip sending notifications

2. Thay đổi quyền của các thành viên trong Team Drive

Để phân quyền cho mỗi thành viên, bạn cần có Full Access:

• Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive
• Ở bên trên, ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống > chọn Manage members
• Chọn tên thành viên mà bạn muốn thay đổi quyền truy cập, nhấn vào vào mũi tên chọn phân quyền mới
• Click Done để hoàn tất

3. Xóa thành viên

Để xóa thành viên, bạn cần có Full Access:

• Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive
• Ở bên trên, ngay cạnh tên của Team Drive, chọn mũi tên trỏ xuống -> chọn Manage members
• Chọn tên thành viên mà bạn muốn xóa, nhấn vào mũi tên chọn Remove Member
• Click Done để hoàn tất.

Lưu ý: Nếu bạn xóa ai đó khỏi Team Drive, có thể họ vẫn còn quyền truy cập vào một số file đã được share theo những cách khác. Ví dụ: Các file được chia sẻ ở chế độ “Tất cả mọi người trong công ty đều xem được” thì họ vẫn sẽ truy cập được.

4. Cách thêm file và folder trong Team Drive

4.1. Cách tạo một thư mục mới

• Trong thanh điều hướng bên trái, nhấn vào một Team Drive hoặc thư mục hiện có.
• Nhấn vào New > Folder.
• Nhập tên thư mục.
• Nhấn vào Create.

Lưu ý: Để di chuyển thư mục, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.

4.2. Cách tải lên thư mục hiện có từ máy tính của bạn:

• Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.
• Trên máy tính của bạn, hãy kéo thư mục hiện tại và thả vào Team Drive. Hoặc, nhấn vào New > Folder Upload.

4.3. Cách thêm và mở các file:

Để thêm file vào một Team Drive, ít nhất bạn cần có Edit Access. Bất kỳ tệp tin nào bạn thêm vào đều thuộc sở hữu của cả nhóm. Dù bạn đã rời khỏi Team Drive thì tệp tin của bạn vẫn sẽ tồn tại trong nhóm.

• Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một thư mục Team Drive.
• Kéo file đang có trong máy tính và thả nó vào trong thư mục đã chọn. Hoặc, nhấn vào New và chọn một trong các lựa chọn dưới đây:
  • Để tạo một file mới, hãy chọn loại file mà bạn muốn tạo, như Google Docs hay Google Sheets
  • Để tải file lên, hãy chọn File Upload. Tìm đến vị trí của file trên máy tính và mở nó.
• Nhấn đúp vào một tệp để mở.

5. Cách quản lý các file

Sau khi bạn thêm các tệp tin, bạn có thể gắn sao vào các tệp tin quan trọng, di chuyển tệp và xóa tệp. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

5.1. Đánh dấu sao các file quan trọng

Đánh dấu các file quan trọng để bạn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn khi cần.

Chỉ cần nhấn chuột phải vào file hoặc folder và chọn Add star.

Để xem tất cả các tệp và thư mục được gắn dấu sao của bạn, hãy nhìn sang thanh điều hướng bên trái, nhấn vào Starred.

5.2. Di chuyển các file

Bạn có thể di chuyển bất kỳ file nào mà bạn sở hữu vào Team Drive, dù chúng được lưu ở một folder Drive khác hay từ máy tính hoặc thiết bị di động của bạn.

Để di chuyển các tệp giữa Team Drives hoặc từ My Drive vào Team Drive , kéo tệp tin vào thư mục đích trong Team Drive.

Lưu ý:

• Để di chuyển file giữa các Team Drive, bạn phải có Full Access vào thư mục Team Drive gốc và ít nhất là Edit Access của thư mục Team Drive đích. Ví dụ: nếu bạn muốn chuyển file “Danh sách ứng viên” từ folder Nhân sự sang folder Hành chính, bạn phải có Full access trong folder Nhân sự, và ít nhất là Edit Access trong folder Hành chính.
• Nếu người khác sở hữu tệp tin đó, bạn phải nhờ họ di chuyển nó (bạn không thể di chuyển file mà mình không sở hữu).
• Để di chuyển các folder, hãy liên hệ với admin của bạn.

5.3. Xóa hoặc khôi phục file:

• Xóa một file:
  • Bạn phải có Full access để xóa một file.
  • Lựa chọn file bạn muốn xóa. Ở phía trên cùng bên phải, nhấn vào biểu tượng thùng rác.
  • Thao tác này sẽ xóa file cho tất cả mọi người.
  • Nếu ai đó vô tình xóa một file, bạn vẫn có thể khôi phục lại file đó.
• Khôi phục một file:
  • Bạn phải có Edit access hoặc quyền truy cập cao hơn để khôi phục một tệp tin nào đó.
  • Trong thanh điều hướng bên trái, lựa chọn một Team Drive.
  • Ở phía trên cùng, bên cạnh tên của Team Drive, nhấn vào mũi tên trỏ xuống > View Trash.
  • Lựa chọn tệp tin bạn muốn khôi phục và chọn Restore (biểu tượng chiếc đồng hồ).

5.4. Tìm kiếm một file

• Để tìm file trong một Team Drive nào đó:
  • Trong thanh công cụ tìm kiếm - Search, nhấp vào mũi tên trỏ xuống.
  • Bên cạnh Location, nhấn vào Anywhere.
  • Nhấn đúp vào Team Drives và chọn một Team Drive cụ thể.
  • Nhấn vào Select
  • (Tùy chọn) Bạn có thể nhập thêm các trường thông tin tìm kiếm cụ thể, chẳng hạn như loại file hoặc thời gian mà file được chỉnh sửa.
  • Nhấn vào Search
• Để tìm kiếm một folder trong Team Drives: Bạn chỉ có thể tìm kiếm các thư mục trong My Drive hoặc trong Team Drive.
  • Trong thanh công cụ tìm kiếm, nhấn vào mũi tên trỏ xuống và bạn sẽ thấy cửa sổ Advanced window hiện lên, hãy đi tới trường Location.
  • (Tùy chọn) Để tìm kiếm từ hoặc cụm từ cụ thể liên quan đến tệp tin hoặc thư mục, hãy nhập từ hoặc cụm từ vào hộp tìm kiếm.
  • Bên cạnh Location, nhấp vào Anywhere và chọn Team Drives.
  • Khi bạn tìm thấy thư mục bạn muốn tìm kiếm, nhấn vào Select
  • Nhấn vào Search để mở thư mục và tìm kiếm tệp của bạn.

6. Chia sẻ và cộng tác

Mọi file bạn đưa vào Team Drives sẽ tự động được chia sẻ với các thành viên của Team Drive. Tuy nhiên, bạn cũng có thể chia sẻ các file đang lưu trong Team Drive với những người trong doanh nghiệp của bạn, dù họ không phải là thành viên của Team Drive. Trong phần này, bạn sẽ tìm hiểu cách:

6.1. Chia sẻ các file:

Để chia sẻ file, ít nhất bạn cần phải có Edit access đối với file đó

Lưu ý: Doanh nghiệp của bạn có quyền hạn chế việc chia sẻ file ra bên ngoài công ty. Hãy liên hệ admin để biết thêm thông tin.

• Chia sẻ tệp tin với các cá nhân hoặc nhóm:
  • Nhấn vào một file cần chia sẻ
  • Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người có dấu + bên trái)
  • Thêm tên, địa chỉ email hoặc Google Group
  • (Tuỳ chọn) Để thay đổi quyền truy cập từ Edit, hãy nhấp vào mũi tên trỏ xuống và cấp một quyền truy cập khác.
  • (Tuỳ chọn) Thêm một tin nhắn
  • Nhấn vào gửi Send

Nếu bạn đặt quyền truy cập là chỉ View hoặc Comment, bạn có thể ngăn việc người khác tải xuống, in và sao chép các file đã được chia sẻ.

• Gửi link truy cập qua email:
  • Nhấn chuột vào file bạn muốn chia sẻ
  • Nhấn vào vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
  • Nhấn vào Who has access
  • Ở bên cạnh phần Link share off, chọn mũi tên trỏ xuống
  • Sau khi hiện lên link URL, nhấn vào Copy. Giờ đây link file sẽ nằm trong bộ nhớ tạm của bạn.
  • Click vào Hoàn tất - Done
  • Dán link truy cập file vào email mà bạn sẽ gửi đi.

• Chia sẻ link truy cập
  • Nhấn vào một tệp tin cần chia sẻ
  • Nhấn vào biểu tượng chia sẻ (biểu tượng hình người ở phía trên bên phải)
  • Nhấn vào Who has access
  • Bên cạnh phần Link sharing off, nhấn vào mũi tên trỏ xuống
  • Bật chế độ Chia sẻ liên kết - Link Sharing on
  • Nhấn vào mũi tên trỏ xuống, và chọn quyền truy cập mà bạn muốn cài đặt cho người khác.
  • (Tùy chọn) Để cho phép chia sẻ file với mọi người bên ngoài doanh nghiệp của bạn, hãy nhấn vào Allow external access.
  • (Tùy chọn) Để làm cho tài liệu có thể tìm kiếm được trong Drive, hãy nhấp vào Findable in search results.
  • Khi đã hoàn tất thao tác, nhấn Done
  • Bất cứ ai có đường link này đều có thể truy cập tệp.

Lưu ý: Bạn có thể không thấy một số chức năng tuỳ chọn nhất định nếu admin của bạn đã tắt chúng.

6.2. Huỷ chia sẻ một số tệp tin

• Huỷ chia sẻ một số tệp tin với mọi người trong doanh nghiệp của bạn:
  • Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.
  • Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ
  • Chọn Who has access
  • Tắt chế độ Chia sẻ Liên kết - Link sharing off
  • Nhấp vào Hoàn tất - Done.

• Huỷ chia sẻ một số tệp tin với một cá nhân
  • Nhấn vào tệp tin cần hủy chế độ chia sẻ.
  • Nhấn vào biểu tượng Chia sẻ
  • Lựa chọn Who has access
  • Nhìn sang bên phải tên của các thành viên đang được chia sẻ, nhấp vào mũi tên trỏ xuống > Remove.

Lưu ý: Nếu bạn hủy chia sẻ một file nhưng file đó vẫn được chia sẻ với cả doanh nghiệp hoặc một nhóm bao gồm người vừa bị hủy quyền truy cập, thì họ vẫn có thể truy cập file.

Một vài lưu ý khi sử dụng Google Team Drive

- Kích thước File upload không vượt quá ngưỡng cho phép còn lại trong tài khoản Google Drive của bạn. Có nghĩa là nếu bạn đã sử dụng 6G trên tổng số 15G cho phép thì kích thước file bạn upload và Google Team Drive sẽ không được vượt quá 9G data. - Bạn không thể di chuyển thư mục từ bên Google Drive vào Google Team Drive, Bạn có thể di chuyển File mà thôi, dĩ nhiên file đó phải thuộc quyền sở hữu của bạn thì mới được nhé. - Nếu file không thuộc quyền sở hữu của bạn thì bạn có thể coppy sao chép file đó thành file của bạn trước khi di chuyển vào Google Team Drive.