Hướng dẫn cách Sort trong Excel từ cơ bản đến nâng cao

Việc sắp xếp các dữ liệu trong bảng Excel là rất cơ bản và thường gặp, vì thế bạn cần nắm vững các thao tác này. Và trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách sort trong excel chi tiết nhất.

1. Cách sắp xếp dữ liệu cơ bản trong bảng Excel

Về cơ bản trong Excel có 2 cách sắp xếp đơn giản nhất đó là sắp xếp từ trên xuống dưới và sắp xếp từ trái sang phải, cụ thể như sau:

1.1. Sắp xếp dữ liệu từ trên xuống dưới

Bước 1: Đầu tiên bạn cần mở phần mềm Excel vào File rồi thực hiện mở bảng đang cần sắp xếp ra. Sau đó bạn chọn vùng dữ liệu bảng cần được sắp xếp.

Bước 2: bạn chọn [Ribbon] Data -> Group Sort & Filter - > A-Z (or Z-A)

Trong cửa sổ Sort được mở ra, bạn còn có thể chèn thêm cột muốn sắp xếp, thay đổi thứ tự, thay đổi kiểu sắp xếp hoặc thực hiện thay đổi thứ tự các điều kiện.

1.2. Sắp xếp dữ liệu từ trái sang phải

Ví dụ chúng ta có bảng dữ liệu mà có các tháng đang không được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tháng từ tháng Jan tới Jun. Do đó, để có thể sắp xếp lại các dữ liệu này theo đúng thứ tự, bạn cần phải sử dụng 2 tính năng của chức năng Sort trong Excel đó là:

• Sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải.

• Sắp xếp theo thứ tự Custom List

Để sử dụng 2 tính năng này, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở bảng rồi di chuột chọn bảng dữ liệu cần sắp xếp

Bước 2: Bạn hãy chọn [Ribbon] Data -> Group Sort & Filter -> Sort

Bước 3: Trong hộp thoại Sort, bạn hãy chọn nút Options. Trong cửa sổ Sort Options, bạn chọn Sort Left to right -> OK

Bước 4: Bạn hãy chọn dòng muốn sắp xếp. Để sắp xếp theo Custom List, trong Order bạn chọn Custom Lists…

Bước 5: Trong cửa sổ Custom Lists, bạn chọn danh sách là Jan, Feb, Mar,… Sau đó, bạn hãy chọn OK để có kết quả sort từ trái sang phải theo thứ tự tháng.

Bạn cũng cần lưu ý tính năng sắp xếp từ trái sang phải không sử dụng được nếu như bạn định dạng dữ liệu dưới dạng Excel Table. Khi tiến hành sắp xếp theo chiều dọc như bình thường, bạn vẫn có thể sử dụng tính năng Custom Lists. Khi sắp xếp từ trái sang phải, bạn sẽ không thể chọn “My data has headers”

2. Cách sắp xếp các dữ liệu nâng cao trong Excel

Trong nhiều trường hợp, bạn cần thực hiện sắp xếp các dữ liệu trong bảng tính Excel theo điều kiện ví dụ như:

• Sắp xếp các tên bang theo thứ tự chữ cái đầu của tên bang, sau đó là sắp xếp theo quốc gia trong một bảng tính.

• Thực hiện sắp xếp thứ tự chữ cái theo tên của một khách hàng và sau đó là theo mỗi mẫu công việc mà bạn đã thực hiện theo yêu cầu của họ.

• Sắp xếp những khách hàng trong một danh sách theo thứ tự chữ cái và tiếp đó là theo số tiền của mỗi dự án cụ thể từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Để làm được tất cả những điều này, sau khi đã mở bảng dữ liệu cần sắp xếp trên Excel ra, bạn hãy thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Bạn chuột vào nơi bất kỳ bên trong dữ liệu của bạn và tìm lựa chọn Sort & Filter. Tiếp theo, bạn nhấn chuột chọn Custom Sort.

Bước 2: Trong cửa sổ sort, bạn có thể thêm vào nhiều cấp độ sắp xếp. Bắt đầu bằng cú nhấp chuột vào lựa chọn thả xuống bên cạnh Sort by và lựa chọn một cột mà bạn muốn sắp xếp.

• Sắp xếp theo chữ cái: Trong trường hợp bạn muốn sắp xếp theo chữ cái, bạn hãy chọn Client từ các mục menu thả xuống. Tại phần Sorting thiết lập Values, và Order bạn hãy thiết lập A to Z. Thiết lập này sẽ thực hiện sắp xếp bảng tính Excel dựa vào thứ tự chữ cái.
• Sắp xếp theo cấp độ tổ chức: Bạn hãy click vào Add Level. Lúc này nó sẽ tạo ra một dòng mới với những lựa chọn sắp xếp và cho phép bạn có thể thêm vào cấp độ thứ hai của việc tổ chức.

Sự kết hợp của hai nguyên tắc này sẽ giúp phần mềm thực hiện bắt đầu sắp xếp dựa vào tên khách hàng và tiếp sau đó chính là tổng hóa đơn của mỗi dự án.

Bạn cũng có thể tiếp tục thêm vào tùy thích số lượng cấp độ mà bạn đang muốn trong cửa sổ sắp xếp nâng cao. Khi bạn nhấn OK thì Excel sẽ sắp xếp bảng tính dựa trên những quy tắc mà bạn đã thực hiện xây dựng trong cửa sổ này.

Chú ý đối với việc sắp xếp dữ liệu trong Excel nâng cao, bạn hoàn toàn thử thay đổi thực đơn thả thư mục của Sort On để thực hiện thay đổi sắp xếp thành những đặc điểm nâng cao, ví dụ như sắp xếp dựa vào màu của ô.

Sắp xếp nâng cao sẽ cho phép bạn có thể xây dựng hai cấp tổ chức dữ liệu trong bảng tính của mình. Nếu một yếu tố không đủ để sắp xếp thì bạn hãy sử dụng sắp xếp nâng cao để làm tăng thêm quyền năng.

Trên đây là những chia sẻ về cách sort trong Excel, chúng tôi hy vọng đã mang lại cho các bạn những thông tin bổ ích. Bạn hãy nhấn nút Share để chia sẻ những kiến thức hay này cho mọi người xung quanh cùng tham khảo nhé.